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MACRO e micro tarefas

No outro dia estava no meio de mais uma crise de ansiedade no trabalho. Não sabia o que fazer a seguir. E há medida que o tempo passava, e a motivação evaporava, só me apetecia esticar no sofá e gritar. Mas não o fiz. Lutei contra essa vontade e comecei a pensar em como resolver a situação. O que está a falhar? O que falta?

Faltava definir exatamente o que fazer a seguir. Ter tarefas pequenas, para as quais tivesse as ferramentas disponíveis e que os objetivos fossem claros. Infelizmente não é assim que costumamos popular as nossas to-do lists. E por isso ficamos assim:

ansiedade

Por exemplo, achas que a tarefa “comprar roupa” está bem definida? Se a lesses na tua lista saberias o que fazer imediatamente? Claro que não! Comprar que roupa? Onde? Qual é o teu orçamento? Tantas decisões para tomar só de olhar para a tarefa, que fica mais fácil ignorá-la completamente.

Pelo contrário, a tarefa “ir ao roupeiro, e decidir que roupa preciso de comprar” é muito mais clara. Sabes exatamente o que precisas de fazer, é uma tarefa simples e pequena e quando acabares podes colocar o visto na tarefa e ficar feliz.

Então foi isso que eu fiz. Pensei nos projetos que tenho no doutoramento e decidi o que tinha de fazer de seguida. E percebi que há dois tipos de tarefas, as macro e as micro.

Macro tarefas

Estas tarefas não são para fazer (say what?!), são para partir em bocados. São as típicas “comprar roupa”, ou “escrever o relatório”, ou “fazer desporto”. São aquelas que estão lá para serem recordadas, para que mais tarde as possas partir em pedaços pequeno e claros.

Se as macro tarefas não são para serem feitas, porquê escrevê-las? Porque quando estás a pensar em coisas para fazer, queres colocar tarefas na lista sem preocupação. Queres apenas garantir que há coisas que não devem ser esquecidas e projetos que têm de ser feitos. Queres apontar macro tarefas quando estás a fazer outra coisa e te lembras que há outras que deves fazer.

Mas lembra-te, tu queres é fazer as…

Micro tarefas

Estas têm a sua origem nas macro tarefas. São as coisas que precisas de fazer para “comprar roupa”, ou para “escrever o relatório”.

Elas devem ser muito pequenas (no máximo 1 hora, por exemplo) e devem ter um objetivo simples e claro. Para que quando olhas para elas, saibas exatamente aquilo que tem de ser feito, e não tenhas de andar a pensar nisso. E quanto mais tarefas maior o sentido de missão cumprida. E é tão fixe colocar vistos na lista!

checklistVamos a um exemplo, digamos que tens a macro tarefa “ir de férias a praga”. Agora vamos parti-la em micro tarefas:

  • Mandar uma mensagem para alguns amigos, “queres ir a praga?”
  • Decidir com eles a melhor semana para a viagem
  • Pesquisar voos para Praga na edreams
  • Mostrar-lhes as opções
  • Comprar a viagem
  • Pesquisar hosteis no hostelworld e marcar hostel
  • Pesquisar guias de viagem
  • Decidir que roupa levar

Assim é mais fácil de trabalhar certo? Agora não te esqueças que há tarefas que são tão pequenas, as chamadas nano tarefas, que nem vale a pena serem apontadas. Mais vale fazê-las de uma vez, tal como a primeira da lista. Enviar uma mensagem a alguns amigos demora quanto tempo? 1 minuto? Então faz logo.

Olha então para a tua lista de tarefas (e se ainda não tens uma não sei do que estás à espera) e pergunta-te: estou a tentar fazer macro tarefas? Quais são aquelas que consigo partir em pedaços pequenos e com objetivos claros? O que posso fazer já de seguida?

Pode ser que assim evites alguma ansiedade no trabalho, tal como eu consegui fazê-lo e trabalhar bem durante o dia.

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